为了确保单位内部档案文件管理工作的规范化与高效化，特制定本档案文件工作制度。该制度旨在明确档案文件的收集、整理、归档、保管及利用等各个环节的具体要求，以保障档案资料的安全性和完整性。

一、档案文件的收集

在日常工作中，各部门应将具有保存价值的文件材料及时归档。包括但不限于会议记录、工作报告、合同协议、财务报表以及各类重要通知等。所有需归档的文件必须真实、准确，并符合国家相关法律法规的要求。

二、档案文件的整理

归档后的文件需要按照一定的分类标准进行科学合理的整理。通常可以依据时间顺序或者业务性质来划分档案类别。同时，对于电子文档也要做好备份工作，防止数据丢失。整理过程中要保证每份文件都有清晰的标识，便于日后查找使用。

三、档案文件的归档

定期对已整理好的档案进行集中归档处理。归档时应注意检查文件是否齐全完整，是否存在缺页漏项等问题。如果发现异常情况应及时补充完善后再行入库。此外，在实际操作中还应遵循“谁产生、谁负责”的原则，由相应部门承担起相应的责任。

四、档案文件的保管

档案库房应当保持良好的通风条件和适宜的温湿度环境，避免潮湿霉变等情况发生。同时还要加强安全防范措施，如安装监控摄像头、设置门禁系统等手段来保护珍贵的历史资料不受损害。另外，非工作人员未经允许不得擅自进入档案室翻阅资料。

五、档案文件的利用

当有人员需要查阅或借用某份特定的档案时，必须事先提出申请并获得批准后方可执行。查阅完毕后要及时归还，并且不得私自复印带走任何内容。若因工作需要确实需要复制部分信息，则应严格遵守保密规定，并注明用途及出处。

六、其他注意事项

1. 定期开展培训活动，提高全体员工对于档案管理工作重要性的认识；

2. 建立健全监督考核机制，确保各项规章制度得到有效落实；

3. 鼓励创新思维，在传统方法基础上探索更加便捷高效的管理模式。

通过以上措施的实施，相信能够进一步提升我们单位档案管理水平，为今后长远发展奠定坚实基础。希望广大同事都能够积极参与进来，共同维护好这份宝贵的财富！