在日常的商务往来、法律事务或行政管理中，告知函作为一种正式的书面沟通方式，被广泛用于向相关方传达重要信息、通知事项或表达立场。撰写一份结构清晰、语言得体的告知函，不仅能够有效传递信息，还能体现专业性和规范性。本文将详细介绍告知函的基本写作格式，并提供一份实用的范文供参考。

一、告知函的基本写作格式

告知函通常由以下几个部分组成：

1. 标题

标题应简洁明了，直接表明函件性质，如“告知函”、“关于……的通知函”等。

2. 收件单位/个人名称

明确告知的对象，包括单位全称或个人姓名。

3. 正文内容

正文是告知函的核心部分，需包含以下

- 告知事项的背景或原因

- 具体内容或要求

- 希望对方采取的行动或回应方式

- 联系方式（如需要）

4. 结尾语

一般使用礼貌性的结束语，如“特此告知”、“敬请配合”等。

5. 落款

包括发函单位或个人名称、日期以及联系方式（如电话、邮箱等）。

6. 附件（如有）

如有相关材料或证明文件，可在函件末尾注明“附件：……”。

二、告知函写作注意事项

- 语言简洁明了：避免使用复杂句式和生僻词汇，确保信息传达准确无误。

- 语气正式得体：根据告知内容的重要性，保持适当的正式程度。

- 逻辑清晰：内容条理分明，便于阅读者快速理解。

- 格式统一：遵循标准的公文格式，增强权威性和规范性。

- 信息准确：确保所有事实和数据真实可靠，避免误导或误解。

三、告知函范文示例

告知函

致：XX公司

主题：关于合同履行情况的告知

尊敬的XX公司负责人：

您好！

我司于2024年3月1日与贵司签订的《XX项目合作协议》（合同编号：HT-2024-0301），现因贵司未能按合同约定时间完成项目交付工作，已造成我司正常运营受到一定影响。

为保障双方合作的顺利进行，现特此告知如下事项：

1. 请贵司尽快核实项目进度，并于收到本函后5个工作日内向我司提交详细的进展情况说明；

2. 若存在客观困难，请及时与我司联系并协商解决方案；

3. 我司将保留根据合同条款追究相关责任的权利。

如贵司有任何疑问或需要进一步沟通，请随时与我司联系。联系人：张经理；联系电话：138-XXXX-XXXX；邮箱：zhang@xxx.com。

感谢贵司的理解与配合！

此致

敬礼！

发函单位：XXX有限公司

2024年10月10日

四、结语

告知函虽为一种常见的文书形式，但其内容的准确性、语言的规范性及格式的严谨性，直接影响到信息传达的效果和合作关系的维护。因此，在撰写过程中，应结合实际情况，灵活运用标准格式，确保函件既具专业性，又具备实际操作性。希望本文对您在撰写告知函时有所帮助。