【成本档案管理制度.docx】为规范企业成本管理流程，确保成本数据的完整性、准确性和可追溯性，提升财务管理水平和经营决策效率，特制定本《成本档案管理制度》。本制度适用于公司各部门在成本核算、归档、保管及查阅等环节的相关工作。

一、适用范围

本制度适用于公司所有与成本相关的业务活动，包括但不限于原材料采购、生产成本、销售费用、管理费用、研发支出等各项成本项目的记录、整理、归档和管理。

二、管理职责

1. 财务部负责成本档案的统一管理和监督，确保各类成本资料的完整性和合规性。

2. 各业务部门应指定专人负责本部门相关成本资料的收集、整理和移交工作。

3. 档案管理部门负责成本档案的归档、保存及借阅管理，确保档案的安全与有序。

三、档案内容

成本档案主要包括以下

- 成本核算表及相关凭证；

- 采购合同及发票；

- 生产计划与实际执行记录；

- 费用报销单据及审批流程；

- 成本分析报告及调整说明；

- 其他与成本管理相关的文件资料。

四、归档要求

1. 所有成本资料应在发生后及时整理，并于每月5日前完成上月资料的归档工作。

2. 归档资料需按月份、项目、类别进行分类编号，确保便于查找和管理。

3. 归档文件应使用统一格式，内容清晰、数据准确，不得涂改或伪造。

五、档案保管

1. 成本档案应存放在专用档案柜中，实行专人管理，防止丢失或损坏。

2. 档案保管期限按照国家及公司相关规定执行，到期后按规定进行销毁或移交。

3. 非授权人员不得擅自查阅或复制成本档案。

六、档案借阅与使用

1. 借阅成本档案需填写《档案借阅申请单》，经相关部门负责人批准后方可借阅。

2. 借阅人应严格遵守保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。

3. 借阅档案应在规定时间内归还，逾期未还者需重新办理手续。

七、档案信息化管理

1. 公司鼓励使用电子档案系统对成本资料进行管理，提高档案利用效率。

2. 电子档案应与纸质档案同步保存，确保数据一致性。

3. 系统管理员应定期备份数据，防止信息丢失。

八、附则

1. 本制度由财务部负责解释和修订。

2. 本制度自发布之日起施行，原有相关制度同时废止。

通过本制度的实施，旨在建立科学、规范、高效的成本档案管理体系，为企业经营管理提供可靠的数据支持，助力企业实现精细化管理目标。