【发函的格式】在日常工作中，发函是企业、单位或个人之间进行沟通的重要方式。无论是正式通知、业务往来还是信息确认，规范的发函格式都能提升专业性与可读性。以下是对“发函的格式”的总结与说明，便于实际应用。
一、发函的基本结构
一份标准的发函通常包括以下几个部分：
| 序号 | 内容名称 | 说明 |
| 1 | 发函标题 | 明确写明“发函”或“关于……的函”，简洁明了。 |
| 2 | 收函单位名称 | 准确写出收件单位全称，避免歧义。 |
| 3 | 发函单位名称 | 写明发函单位的全称，体现责任主体。 |
| 4 | 发函日期 | 使用公历日期，格式为“YYYY年MM月DD日”。 |
| 5 | 正文内容 | 包括事由、背景、请求或说明事项等，语言简练、逻辑清晰。 |
| 6 | 联系人及联系方式 | 提供联系人姓名、电话、邮箱等信息，便于对方回复。 |
| 7 | 结尾敬语 | 如“此致 敬礼”、“特此函告”等礼貌用语。 |
| 8 | 签名盖章 | 发函单位负责人签字并加盖公章，增强法律效力。 |
二、发函的注意事项
为了确保发函的专业性和有效性，需要注意以下几点：
- 语言简洁：避免冗长表达，突出重点。
- 语气得体：根据发函对象选择正式或适当的语气。
- 格式统一：保持格式一致，方便归档和查阅。
- 信息准确：确保收件单位、联系人等信息无误。
- 时效明确：如需对方在规定时间内回复，应在正文中注明。
三、示例表格（发函格式模板）
| 项目 | 示例内容 |
| 标题 | 关于XX项目的合作函 |
| 收函单位 | XX公司 |
| 发函单位 | XX有限公司 |
| 发函日期 | 2025年4月5日 |
| 正文 | 尊敬的XX公司：我司拟开展XX项目，现就相关事宜与贵公司进行沟通，望能尽快回复。 |
| 联系人 | 张三 |
| 联系电话 | 138-XXXX-XXXX |
| 电子邮箱 | zhangsan@xxx.com |
| 结尾敬语 | 此致 敬礼！ |
| 签名盖章 | （签名）张三 （盖章）XX有限公司 |
四、总结
发函不仅是信息传递的工具，更是展现单位形象和专业度的重要方式。掌握正确的发函格式，有助于提高工作效率和沟通质量。在实际操作中，应结合具体场景灵活运用，确保内容准确、格式规范、语气恰当。
