【企业内档查询规定】为规范企业内部档案的管理与使用，保障信息的安全性与完整性，提升工作效率，特制定本《企业内档查询规定》。本规定适用于企业内部所有涉及档案资料的部门及员工，旨在明确档案查阅流程、权限划分及相关责任，确保企业信息资源得到合理利用。

一、适用范围

本规定适用于企业内部各类文件、资料、合同、人事记录、财务报表、项目资料等各类档案的查询与调阅。所有员工在查阅相关档案时，均需遵守本规定。

二、档案分类与保管

企业档案分为以下几类：

1. 行政类档案：包括公司制度、会议记录、办公用品采购记录等；

2. 人事类档案：涵盖员工个人信息、劳动合同、绩效考核、奖惩记录等；

3. 财务类档案：如财务报表、预算方案、审计资料等；

4. 业务类档案：包括项目合同、客户资料、市场分析报告等；

5. 其他类档案：如法律文书、知识产权资料等。

各类档案应由专人负责保管，并按照规定进行分类、编号、归档，确保档案的完整性和可追溯性。

三、查询权限与流程

1. 查询申请

员工如需查阅档案，须填写《档案查询申请表》，注明查询目的、内容及使用范围。申请需经直属上级审批后，方可提交至档案管理部门。

2. 权限分级

根据岗位职责和工作需要，档案查询权限分为三级：

- 一级权限：仅限于高层管理人员及相关部门负责人；

- 二级权限：适用于中层管理人员及业务骨干；

- 三级权限：适用于普通员工，仅限于与自身工作相关的档案资料。

3. 查询方式

档案查询可通过纸质档案查阅或电子档案系统进行。电子档案系统需通过身份验证后方可登录，确保数据安全。

四、使用与保密要求

1. 使用范围

档案仅限于工作用途，不得用于个人利益或其他非授权目的。严禁擅自复制、外传或泄露档案内容。

2. 保密义务

所有接触档案的人员均需签署《保密协议》，对涉及企业机密的信息负有保密责任。违反保密规定的，将依据公司制度追究相应责任。

五、档案借阅与归还

如因工作需要借阅档案，须填写《档案借阅登记表》，并说明借阅期限。借阅人应在规定时间内归还，逾期未还者将影响后续档案使用权限。

六、档案销毁与更新

档案的销毁应根据相关规定执行，未经批准不得擅自处理。同时，档案内容应定期更新，确保信息的时效性与准确性。

七、附则

本规定自发布之日起实施，由企业综合管理部负责解释与修订。各部门应认真贯彻执行，确保企业档案管理工作有序开展。

本规定旨在加强企业内部信息管理，提高档案使用的规范性与安全性，为企业运营提供有力支持。