【备用金管理制度及报销制度_费用报销管理制度范本】为规范公司内部资金使用流程，提高财务管理的透明度和效率，确保各项业务活动的正常开展，结合公司实际情况，特制定本《备用金管理制度及报销制度》。本制度适用于公司各部门及全体员工在日常运营过程中涉及的备用金申请、使用、报销及相关管理事项。

一、适用范围

本制度适用于公司员工因公出差、采购、业务接待等需要预支资金的情况。所有涉及备用金的申请、审批、使用、报销及后续管理均需按照本制度执行。

二、备用金的定义与用途

备用金是指公司根据实际工作需要，预先拨付给员工用于特定公务支出的资金。其主要用于以下方面：

1. 差旅费用；

2. 业务招待费用；

3. 紧急采购或临时性支出；

4. 其他经批准的专项用途。

三、备用金的申请与审批流程

1. 申请条件：员工因公外出或开展业务活动，需提前申请备用金，且必须提供合理的预算说明及用途明细。

2. 申请方式：通过公司内部系统提交备用金申请表，注明金额、用途、预计使用时间等信息。

3. 审批权限：

- 金额在500元以下，由部门负责人审批；

- 金额在500元至2000元之间，需经财务部审核并报分管领导审批；

- 金额超过2000元，需经总经理或授权人审批。

四、备用金的使用与管理

1. 员工领取备用金后，应严格按照申请用途使用，不得挪作他用。

2. 使用过程中应保留相关票据，如发票、收据、合同等，并妥善保管。

3. 备用金原则上应在任务完成后一周内完成报销手续，逾期未报销者将视为个人欠款，从工资中扣除。

五、报销流程与要求

1. 报销时间：员工应在完成相关业务后及时办理报销手续，一般不得超过15个工作日。

2. 报销材料：

- 完整的原始凭证（如发票、收据、合同等）；

- 填写完整的报销单，注明费用类型、金额、用途等；

- 附上相关的审批单或任务说明。

3. 报销审核：

- 财务部对报销材料进行初审，核实真实性；

- 审核无误后，按审批权限进行复核；

- 经批准后，财务部安排付款或冲抵备用金。

六、备用金的结算与归还

1. 员工在完成任务后，应及时结清备用金使用情况，如有剩余款项应立即归还公司财务。

2. 若备用金使用超出申请额度，超出部分由员工自行承担，不得以其他名义报销。

3. 对于长期未结清的备用金，公司将视情况采取相应措施，包括但不限于停发后续备用金、追回欠款等。

七、违规处理

1. 严禁虚报、冒领、挪用备用金等行为，一经发现，将依据公司相关规定严肃处理，情节严重的将追究法律责任。

2. 对于未按规定程序申请、使用或报销备用金的行为，将给予通报批评或经济处罚。

八、附则

1. 本制度由公司财务部负责解释和修订。

2. 本制度自发布之日起施行，原有相关制度同时废止。

备注：各相关部门应认真学习本制度内容，严格执行，确保公司财务管理工作有序、高效、合规进行。